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E-Mail Archivierung nach GoBD
-Schonfrist ist vorbei!

E-Mail Archivierung wird zur gesetzlichen Pflicht

Zukünftig müssen E-Mails mit geschäftlich relevantem Inhalt (z.B. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine) revisionssicher archiviert werden. Es ist nicht ausreichend, gesendete oder empfangene PDF-Anhänge abzulegen. Vielmehr muss die zugehörige E-Mail Korrespondenz ebenfalls in einer gesetzeskonformen Art und Weise aufbewahrt werden.

Ab dem 1. Januar 2017 müssen die Vorschriften der GoBD uneingeschränkt erfüllt werden

Im November 2014 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen eine neue Verwaltungsanweisung - die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD).

ZUR VERORDNUNG

GoBD Pkt. 9 Absatz 121:

„Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig."

§ 257 HGB / § 147 AO / § 14b UStG:

„Archiviert werden müssen alle E-Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe sind, sowie elektronische Rechnungen.“

Was ist nun zu tun?

E-Mail Archivierung nach GoBD mit
REDDOXX MailDepot

Der einfachste und gleichzeitig sicherste Weg eine gesetzeskonforme E-Mail Archivierung im eigenen Unternehmen zu implementieren, ist der Einsatz einer entsprechenden Software- Anwendung, die die Anforderungen der GoBD erfüllt:

Die TÜV-zertifizierte Software REDDOXX MailDepot sorgt für eine rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails, sodass Ihnen im Falle einer Betriebsprüfung alle relevanten Dokumente unmittelbar zur Einsicht zur Verfügung stehen.

Die Produktpalette unseres Partners
Vorteile im Überblick

E-Mails werden rechtskonform & langfristig archiviert

E-Mails werden vor unerwünschten Spam-Nachrichten geschützt

Vertrauliche Inhalte werden sicher kommuniziert

Prozesse um den E-Mail-Verkehr werden effizienter

ÜBER REDDOXX

REDDOXX ist einer der führenden Hersteller von Lösungen für ein effizientes, rechtssicheres E-Mail-Management.

Die Produktlinien des deutschen Anbieters decken die vier Hauptbereiche E-Mail-Archivierung, Anti-Spam, digitale Signatur und Verschlüsselung ab.

REDDOXX hat Standorte in Kirchheim unter Teck und Hamburg und betreut Kunden weltweit über ein internationales Netz von Vertriebs-, Kooperations- und Technologiepartnern.

ZUR WEBSEITE

VORTEILE REDDOXX Mail Depot

TÜV-zertifizierte Lösung ("Geprüfte Archivierung")

Revisions- und rechtssichere Mail-Archivierung. Übersichtliche, einfache Bedienung über Outlook Plugin, Webbrowser und Smartphone APP

Schnelle Volltextsuche für alle E-Mails

Optionale Auditierung mit Vieraugen-Prinzip

Rückwirkende Archivierung bestehender E-Mails sehr einfach möglich

VIDEO ANSCHAUEN

VORTEILE REDDOXX Spamfinder

100% spamfrei durch patentiertes CISS-Verfahren

Zeit- und Kostenersparnis

Entlastung des E-Mail Servers durch Empfängerprüfung

Sicherheit und Kontrolle über gefilterte E-Mails

Integrierter Virenschutz

Für jeden Mailserver geeignet

Userzugriff auf Spamquarantäne über Webbrowser, Outlook-Plugin und Smartphone APP

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VORTEILE REDDOXX MailSealer

Sofort deutlich mehr Sicherheit bei der E-Mail-Kommunikation

Verschlüsselung und digitale Signatur entsprechend den Sicherheitspolicies im Unternehmen

Zusätzliche Version MailSealer Light für sofortige Übertragung mit spontaner Verschlüsselung (einsetzbar beispielsweise für den Austausch von Kontakten, die keine zertifikatsbasiertes Standardsystem einsetzen)

Komfortable, zentrale Verwaltung und Regelungen

Optimal mit REDDOXX MailDepot für die anschließende Archivierung einsetzbar

VIDEO ANSCHAUEN

Individuelle Beratung

Gerne erarbeiten wir für Sie eine maßgeschneidertes Software- und Lösungskonzept inklusive der zu Ihnen passenden Dienstleistungen. Ihre spezifische Arbeitsumgebung und individuellen Anforderungen werden so optimal berücksichtigt.

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